Đặc Tả HexaSync Profile Tích Hợp Shopify Và Sapo

1. Tài Liệu Tham Khảo

• https://www.beehexa.com/glossary/basic-software-concepts/
• https://www.beehexa.com/glossary/shopify/ 

2. Quản lý HexaSync Profile

2.1 Tổng quan

• Đây là HexaSync Profile được thiết kế và sử dụng để đồng bộ dữ liệu giữa hai nền tảng thương mại điện tử Shopify và Sapo
• Các tính năng được mô tả ở phần tiếp theo được áp dụng cho HexaSync Profile này

2.2 Quản lý HexaSync Tasks

• Hình 1: Danh sách HexaSync Task hiển thị các task (tác vụ) được thiết lập cho HexaSync Profile
• Tên của mỗi task sẽ thể hiện chức năng và luồng dữ liệu đồng bộ:
  • Ví dụ: Task [Sapo > Shopify] Products – Đồng bộ sản phẩm từ Shopify sang Sapo
  • Ví dụ: Task [Shopify > Sapo] Sales Orders – Đồng bộ đơn hàng từ Shopify sang Sapo
• Số lượng task và thiết kế phụ thuộc vào độ phức tạp của yêu cầu nghiệp vụ và phạm vi công việc
• Một task HexaSync có thể phụ thuộc vào các task khác

2.3 Quản lý HexaSync Task Scheduler

• Task scheduler cho phép HexaSync Profile tự động chạy các task theo tần suất nhất định
• Các task có thể chạy mỗi phút, mỗi giờ hoặc hàng ngày tùy theo lịch trình
• Các task có thể được bật hoặc tắt tùy theo yêu cầu của Profile

2.4 Quản lý HexaSync Profile Reference

• Reference cho phép HexaSync User kiểm tra các thông tin mapping theo quy ước ban đầu được thiết lập cho profile, ví dụ:
  • Danh sách các kho được mapping giữa Sapo và Shopify
  • Danh sách các phương thức thanh toán được mapping giữa Sapo và Shopify
  • Danh sách các phương thức giao hàng
  • Danh sách các sản phẩm không cần đồng bộ giữa Sapo và Shopify

2.5 HexaSync Profile Settings

• HexaSync Profile Settings hiển thị tổng quan thông tin profile bao gồm:
  • Chủ sở hữu Profile
  • Ngày tạo
  • Ngày cập nhật
  • Trạng thái Profile
  • Thành viên (danh sách email có quyền truy cập profile này)
• Trong Profile Settings, chủ sở hữu hoặc admin có thể thêm thành viên mới vào profile bằng email
  • Lưu ý: Email thành viên mới phải được liên kết với Tài khoản HexaSync

3. Các Tác Vụ Tiêu Chuẩn Của Profile Tích Hợp Shopify Và Sapo

3.1 Đồng bộ dữ liệu Sản phẩm

3.1.1 Luồng đồng bộ

• Chiều đồng bộ: Sapo → Shopify
• Sản phẩm mới được tạo trong Sapo sẽ được HexaSync tạo tương ứng trên Shopify
• Thông tin sản phẩm được cập nhật trong Sapo sẽ được đồng bộ sang Shopify

3.1.2 Mô tả chi tiết tác vụ

• Điều kiện để đồng bộ sản phẩm:
  • SKU của sản phẩm trong 2 hệ thống phải tuyệt đối giống nhau
  • Cách tổ chức sản phẩm phải tuyệt đối giống nhau
  • Nếu SKU sản phẩm trên các hệ thống không giống nhau thì phải có cơ chế mapping đặc biệt, đây là một yêu cầu không nằm trong thiết lập mặc định của HexaSync.
• Thông tin sản phẩm được đồng bộ:
  • Mã sản phẩm (SKU)
  • Tên sản phẩm
  • Đơn vị tính
  • Giá bán
  • Thông tin cơ bản khác
• Lưu ý quan trọng:
  • HexaSync sẽ không tự động xóa bất kỳ dữ liệu sản phẩm nào khỏi bất kỳ hệ thống nào
  • Nếu sản phẩm cần ngừng kinh doanh, nên cập nhật trạng thái trong Sapo
  • Các tác vụ xóa dữ liệu được xem là yêu cầu thay đổi thiết lập cơ bản và không bao gồm trong hợp đồng tiêu chuẩn

3.2 Đồng bộ dữ liệu Tồn kho

3.2.1 Luồng đồng bộ

• Chiều đồng bộ: Sapo → Shopify
• Sapo là dữ liệu chính (Master Data)
• Khi có thay đổi tồn kho từ Sapo, HexaSync sẽ cập nhật tồn kho mới lên số On-hand của Shopify

3.2.2 Mô tả chi tiết

• Loại tồn kho được đồng bộ:
  • Chỉ cập nhật “Số lượng đang có trong kho” (On Hand Quantity)
• Ánh xạ kho:
  • Mỗi kho trên Shopify chỉ tương ứng với một kho trên Sapo
  • Cần thiết lập mapping kho trước khi bật đồng bộ (Reference)
• Cơ chế cập nhật:
  • Khi có phiếu nhập kho hoặc xuất kho, hoặc giao dịch đơn hàng trên Sapo làm thay đổi số tồn → Cập nhật số tồn kho mới vào số On Hand trên Shopify

3.3 Đồng bộ dữ liệu Khách hàng

3.3.1 Luồng đồng bộ

• Chiều đồng bộ: Shopify → Sapo
• Khách hàng phát sinh đơn hàng kể từ sau thời điểm kết nối tích hợp sẽ được đồng bộ thông tin từ Shopify sang Sapo
• Các khách hàng đã phát sinh đơn từ trước sẽ được mapping dựa trên số điện thoại hoặc email

3.3.2 Mô tả chi tiết

• Thông tin khách hàng được đồng bộ:
  • Email
  • Số điện thoại (Phone)
  • Họ và tên
  • Địa chỉ giao hàng
  • Địa chỉ thanh toán
• Quy tắc ánh xạ khách hàng:
  • Tùy chọn 1: Mỗi Số điện thoại/Email trên Shopify sẽ tương ứng với 1 Khách hàng trên Sapo (phân biệt bằng số điện thoại hoặc email)
  • Tùy chọn 2: Một nhóm khách hàng trên Shopify có thể tương ứng với 1 mã khách hàng trên Sapo (ví dụ: khách lẻ, khách sỉ)
• Lưu ý quan trọng:
  
  • Nếu dữ liệu khách hàng không được đồng bộ thành công, các đơn hàng gắn với khách hàng này sẽ không được đồng bộ
  • Tác vụ đồng bộ khách hàng này phải hoàn thành trước khi đồng bộ đơn hàng liên quan
  • HexaSync sẽ không tự động xóa thông tin khách hàng

3.4 Đồng bộ dữ liệu Đơn hàng

3.4.1 Luồng đồng bộ

• Chiều đồng bộ: Shopify → Sapo
• Đơn hàng mới trên Shopify sẽ được đồng bộ sang Sapo khi trạng thái đơn hàng đúng điều kiện được thiết lập ban đầu.

3.4.2 Mô tả chi tiết

• Thông tin đơn hàng được đồng bộ:
  • Mã đơn hàng
  • Nguồn đơn (nếu có)
  • Giá trên tổng đơn
  • Tổng thuế
  • Tổng phí vận chuyển
  • Tổng giảm giá (discount)
  • Chiết khấu đơn hàng
  • Địa chỉ vận chuyển
  • Thông tin cơ bản của khách hàng (Email, Phone, Họ tên)
• Chi tiết sản phẩm trong đơn hàng:
  • Mã sản phẩm (SKU)
  • Tên sản phẩm
  • Giá sản phẩm trong đơn
  • Số lượng đặt (Ordered Quantity)
  • Chiết khấu sản phẩm
• Trạng thái đơn hàng
  • Huỷ đơn toàn phần
• Điều kiện đồng bộ đơn hàng:
  • Đơn hàng Shopify có thể được thiết lập để đồng bộ sang Sapo theo yêu cầu về trạng thái đơn hàng, trạng thái thanh toán, trạng thái xử lý đơn hàng, hoặc kết hợp nhiều trạng thái để làm điều kiện đồng bộ.
    • Ví dụ: Đơn hàng có Payment Status = Paid và Fulfillment Status = Fulfilled sẽ đủ điều kiện đồng bộ sang Sapo
  • HexaSync có thể cấu hình chiều đồng bộ đơn hàng theo chiều ngược lại (Sapo → Shopify) tùy yêu cầu nghiệp vụ, khi đó đơn hàng Sapo có thể được thiết lập để đồng bộ sang Shopify khi ở các trạng thái:
    • Đặt hàng
    • Xác nhận
    • ĐTVC lấy hàng
    • Giao hàng
    • Hoàn thành
  • Tùy chỉnh trạng thái đồng bộ theo yêu cầu nghiệp vụ
• Phương thức thanh toán được hỗ trợ:
  • Tiền mặt (COD)
  • Chuyển khoản
• Lưu ý quan trọng:
  • HexaSync sẽ không tự động xóa đơn hàng
  • Khách hàng phải được đồng bộ thành công trước khi đơn hàng được xử lý
  • Sản phẩm trong đơn phải tồn tại trong cả hai hệ thống

4. Các Tác Vụ Đồng Bộ Nâng Cao

4.1 Giới thiệu về Tùy chỉnh HexaSync Profile

• HexaSync có thể thực hiện tùy chỉnh (“Customize”) các yêu cầu nâng cao từ phía khách hàng
• Các tính năng nâng cao đều phải được đánh giá và có thể thu phí triển khai
• Một số tính năng nâng cao cần phải có sự kết hợp với đội ngũ Sapo hoặc Shopify để thực hiện nếu nằm ngoài phạm vi hoạt động của HexaSync

4.2 Các tính năng tùy chỉnh nâng cao

4.2.1 Đối với đồng bộ sản phẩm

• Đồng bộ sản phẩm Bundle, Combo, Matrix
• Đồng bộ hình ảnh sản phẩm
• Đồng bộ các thông tin khác của sản phẩm từ Sapo sang trường mở rộng trên Shopify

4.2.2 Đối với đồng bộ giá sản phẩm

• Giá giảm theo chương trình khuyến mãi (voucher, coupon)

4.2.3 Đối với đồng bộ tồn kho

• Đồng bộ kho theo tỉ lệ sản phẩm
  • Để đảm bảo kho luôn có hàng để bán offline
  • Để đảm bảo tồn kho được ưu tiên cho kênh bán hiệu quả nhất.
• Đồng bộ kho theo quan hệ một – nhiều
  • Ví dụ: Một kho Sapo cung cấp hàng cho nhiều cửa hàng trên Shopify
• Đồng bộ kho theo công thức đặc biệt khác
  • Ví dụ: Tồn kho Shopify bằng tổng tồn kho của nhiều kho trên Sapo

4.2.4 Đối với đồng bộ phiếu điều chuyển

• Tạo phiếu Chuyển hàng trên Sapo tương ứng với phiếu Chuyển kho trên Shopify thay vì chỉ ghi nhận nhập/xuất dựa trên phiếu kiểm kê theo thay đổi tồn kho

4.2.5 Đối với đồng bộ đơn hàng

• Đồng bộ thêm thông tin “Yêu cầu hoá đơn điện tử” từ Sapo sang Shopify
• Đồng bộ thêm thông tin thuế suất (%VAT) và Giá thuế (VAT Amount) cho từng sản phẩm trong đơn hàng
• Đồng bộ giá theo chương trình khuyến mãi (giảm theo sản phẩm, mua 1 tặng 1)
• Hủy đơn từng phần

4.2.6 Đối với đồng bộ khách hàng

• Đồng bộ thêm các trường thông tin khác ngoài Email, số điện thoại, Họ và tên
• Đồng bộ thông tin khách hàng dựa trên cả Email lẫn số điện thoại hoặc một trường đặc biệt (ví dụ: Account Number), Nhóm khách hàng

4.2.7 Xóa Dữ liệu

• Các tác vụ đặc biệt nhằm xóa các dữ liệu không còn hiệu lực trên các hệ thống theo yêu cầu của khách hàng

5. Quy Trình Thiết Lập HexaSync Profile

Quy trình thiết lập tích hợp Shopify và Sapo bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản HexaSync

• Khách hàng đăng ký tạo mới tài khoản trên HexaSync
• Kích hoạt tài khoản và đăng nhập vào hệ thống

Bước 2: Cấp quyền kết nối

• Cấp thông tin để HexaSync gửi Collaboration Request tới Shopify
• Cấp tài khoản Sapo để khởi tạo kết nối với HexaSync
• Cung cấp API credentials và kiểm tra kết nối

Bước 3: Làm sạch và chuẩn bị dữ liệu

• Làm sạch dữ liệu dựa theo các đề xuất từ Shopify Sapo HexaSync Profile
• Đảm bảo SKU sản phẩm giống nhau giữa 2 hệ thống
• Thiết lập mapping kho, mapping khách hàng (nếu cần)

Bước 4: Kiểm tra thủ công

• Beehexa và khách hàng kiểm tra thủ công các luồng dữ liệu đã được thiết lập
• Kiểm tra từng task một: Sản phẩm → Giá → Tồn kho → Khách hàng → Đơn hàng
• Xác nhận dữ liệu đồng bộ chính xác

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu

• Beehexa thực hiện các điều chỉnh nhỏ trên HexaSync Profile để đảm bảo tương thích nghiệp vụ
• Fine-tuning scheduler và error handling

Bước 6: Kích hoạt tự động

• Bật chế độ tự động của các tác vụ đồng bộ dữ liệu
• Monitoring và theo dõi hoạt động

6. Liên hệ hỗ trợ 

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về giải pháp Tích hợp Shopify và Sapo thông qua HexaSync, hãy liên hệ với Beehexa ngay hôm nay để được tư vấn thêm.

• Địa chỉ: 71 Bùi Tá Hán, phường Bình Trưng, TP Hồ Chí Minh
• Email: sales@beehexa.com
• Hotline: 028 7779 6677