1. Tài Liệu Tham Khảo
2. Quản lý HexaSync Profile
2.1 Tổng quan
HexaSync Automation Engine là nền tảng tự động hóa được phát triển bởi Beehexa, giúp kết nối và đồng bộ dữ liệu giữa nhiều hệ thống khác nhau như ERP, eCommerce, CRM, POS, WMS, v.v.
HexaSync cung cấp một cơ chế đồng bộ dữ liệu thông minh, theo dõi trực quan, và dễ dàng tùy biến để đáp ứng từng quy trình nghiệp vụ riêng biệt của khách hàng.
- Đây là HexaSync Profile được thiết kế và sử dụng để đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm ERP Bravo và nền tảng thương mại điện tử Sapo
- Các tính năng được mô tả ở phần tiếp theo được áp dụng cho HexaSync Profile này
2.2 Quản lý HexaSync Tasks
- Hình 1: Danh sách HexaSync Task hiển thị các task (tác vụ) được thiết lập cho HexaSync Profile
- Tên của mỗi task sẽ thể hiện chức năng và luồng dữ liệu đồng bộ:
- Ví dụ: Task [Bravo > Sapo] Products – Đồng bộ sản phẩm từ Bravo sang Sapo
- Ví dụ: Task [Sapo > Bravo] Sales Orders – Đồng bộ đơn hàng từ Sapo sang Bravo
- Số lượng task và thiết kế phụ thuộc vào độ phức tạp của yêu cầu nghiệp vụ và phạm vi công việc
- Một task HexaSync có thể phụ thuộc vào các task khác (Dependencies)
- Ví dụ: Task [Sapo > Bravo] Sales Orders phụ thuộc Task [Sapo > Bravo] Customers . Mã khách hàng chưa đồng bộ thì đơn hàng không được phép đồng bộ.
- Tương tự, tác vụ đơn hàng còn phụ thuộc tác vụ khác như sản phẩm, tồn kho.
2.3 Quản lý HexaSync Task Scheduler
- Task scheduler cho phép HexaSync Profile tự động chạy các task theo tần suất nhất định
- Các task có thể chạy mỗi phút, mỗi giờ hoặc hàng ngày tùy theo lịch trình
- Các task có thể được bật hoặc tắt tùy theo yêu cầu của Profile
2.4 Quản lý HexaSync Profile Reference
- Reference cho phép HexaSync User kiểm tra các thông tin mapping theo quy ước ban đầu được thiết lập cho profile, ví dụ:
- Danh sách các kho được mapping giữa Sapo và Bravo
- Danh sách các phương thức thanh toán được mapping giữa Sapo và Bravo
- Danh sách các mã lô được mapping giữa Sapo và Bravo
2.5 HexaSync Profile Settings
- HexaSync Profile Settings hiển thị tổng quan thông tin profile bao gồm:
- Chủ sở hữu Profile
- Ngày tạo
- Ngày cập nhật
- Trạng thái Profile
- Thành viên (danh sách email có quyền truy cập profile này)
- Trong Profile Settings, chủ sở hữu hoặc admin có thể thêm thành viên mới vào profile bằng email
- Lưu ý: Email thành viên mới phải được liên kết với Tài khoản HexaSync
3. Các Tác Vụ Tiêu Chuẩn Của Profile Tích Hợp Bravo Và Sapo
3.1 Đồng bộ dữ liệu Sản phẩm
3.1.1 Luồng đồng bộ
- Chiều đồng bộ: Bravo → Sapo
- Sản phẩm mới được tạo trong Bravo sẽ được HexaSync tạo tương ứng trên Sapo
- Thông tin sản phẩm được cập nhật trong Bravo sẽ được đồng bộ sang Sapo
3.1.2 Mô tả chi tiết tác vụ
- Điều kiện để đồng bộ sản phẩm:
- SKU của sản phẩm trong 2 hệ thống phải tuyệt đối giống nhau
- Cách tổ chức sản phẩm phải tuyệt đối giống nhau
- Nếu SKU sản phẩm trên các hệ thống không giống nhau thì phải có cơ chế mapping đặc biệt, đây là một yêu cầu không nằm trong thiết lập mặc định của HexaSync.
- Thông tin sản phẩm được đồng bộ:
- Mã sản phẩm (SKU)
- Tên sản phẩm
- Đơn vị tính
- Tác vụ đồng bộ đơn vị tính (Product Units)
- Giá bán
- Tác vụ đồng bộ giá bán (Product Price)
- Mã lô
- Tác vụ đồng bộ Mã lô (Mã lô hệ thống và Mã lô)
- Thông tin cơ bản khác
- Lưu ý quan trọng:
- HexaSync sẽ không tự động xóa bất kỳ dữ liệu sản phẩm nào khỏi bất kỳ hệ thống nào
- Nếu sản phẩm cần ngừng kinh doanh, nên cập nhật trạng thái trong Bravo hoặc cập nhật ngừng bán trên Sapo
- Các tác vụ xóa dữ liệu được xem là yêu cầu thay đổi thiết lập cơ bản và không bao gồm trong hợp đồng tiêu chuẩn
3.2 Đồng bộ dữ liệu Tồn kho
3.2.1 Luồng đồng bộ
- Chiều đồng bộ: Bravo → Sapo
- Bravo là dữ liệu chính (Master Data)
- Khi có thay đổi tồn kho từ Bravo thông qua phiếu nhập/xuất, HexaSync sẽ cập nhật tồn kho mới lên Sapo
3.2.2 Mô tả chi tiết
- Loại tồn kho được đồng bộ:
- Chỉ cập nhật “Số lượng đang có trong kho” (On Hand Quantity)
- Cập nhật tồn kho cho mã vật tư vào đúng mã kho và mã lô của mã vật tư tương ứng trên Sapo
- Ánh xạ kho:
- Mỗi kho trên Bravo chỉ tương ứng với một kho trên Sapo
- Cần thiết lập mapping kho trước khi bật đồng bộ (Reference)
- Cơ chế cập nhật:
- Khi có phiếu nhập kho hoặc xuất kho trên Bravo làm thay đổi số tồn → Cập nhật số tồn kho mới vào số On Hand trên Sapo
3.3 Đồng bộ dữ liệu Khách hàng
3.3.1 Luồng đồng bộ
- Chiều đồng bộ: Sapo → Bravo
- Khách hàng phát sinh đơn hàng kể từ sau thời điểm kết nối tích hợp sẽ được đồng bộ thông tin từ Sapo sang Bravo
3.3.2 Mô tả chi tiết
- Thông tin khách hàng được đồng bộ:
- Tên
- Địa chỉ
- Số điện thoại (Phone)
- Quy tắc ánh xạ khách hàng:
- Tùy chọn 1: Mỗi Số điện thoại/Email trên Sapo sẽ tương ứng với 1 Khách hàng trên Bravo (phân biệt bằng số điện thoại hoặc email)
- Tùy chọn 2: Một nhóm khách hàng trên Sapo có thể tương ứng với 1 mã khách hàng trên Bravo (ví dụ: khách lẻ, khách sỉ)
- Lưu ý quan trọng:
- Nếu dữ liệu khách hàng không được đồng bộ thành công, các đơn hàng gắn với khách hàng này sẽ không được đồng bộ
- Tác vụ đồng bộ khách hàng này phải hoàn thành trước khi đồng bộ đơn hàng liên quan
- HexaSync sẽ không tự động xóa thông tin khách hàng
3.4 Đồng bộ dữ liệu Đơn hàng
3.4.1 Luồng đồng bộ
- Chiều đồng bộ: Sapo → Bravo
- Đơn hàng mới trên Sapo sẽ được đồng bộ sang Bravo khi trạng thái đơn hàng đúng điều kiện được thiết lập ban đầu.
3.4.2 Mô tả chi tiết
- Thông tin đơn hàng được đồng bộ:
- Mã đơn hàng
- Nguồn đơn
- Chi nhánh tạo đơn
- Giá trên tổng đơn
- Tổng thuế
- Tổng phí vận chuyển
- Chiết khấu đơn hàng
- Tổng giảm giá (discount)
- Địa chỉ vận chuyển
- Thông tin cơ bản của khách hàng (Email, Phone, Họ tên)
- Chi tiết sản phẩm trong đơn hàng:
- Mã sản phẩm (SKU)
- Tên sản phẩm
- Giá sản phẩm trong đơn
- Số lượng đặt (Ordered Quantity)
- Chiết khấu sản phẩm
- Điều kiện đồng bộ đơn hàng:
- Đơn hàng Sapo có thể được thiết lập để đồng bộ sang Bravo khi ở các trạng thái:
- Đặt hàng
- Duyệt/Xác nhận
- ĐTVC lấy hàng
- Giao hàng
- Hoàn thành
- Tùy chỉnh cập nhật trạng thái của đơn hàng theo thời gian thực
- Tùy chỉnh trạng thái đồng bộ theo yêu cầu nghiệp vụ
- Đơn hàng Sapo có thể được thiết lập để đồng bộ sang Bravo khi ở các trạng thái:
- Phương thức thanh toán được hỗ trợ:
- Tiền mặt (COD)
- Chuyển khoản
- Thanh toán bằng thẻ
- Thanh toán bằng điểm
- Lưu ý quan trọng:
- HexaSync sẽ không tự động xóa đơn hàng
- Sản phẩm trong đơn phải tồn tại trong cả hai hệ thống và được khai báo giá đầy đủ.
- Sản phẩm trong đơn hàng phải còn tồn trên Bravo, HexaSync sẽ hỗ trợ báo cáo kiểm tra đơn không đồng bộ và mã sản phẩm thiếu tồn kho
4. Các Tác Vụ Đồng Bộ Nâng Cao
4.1 Giới thiệu về Tùy chỉnh HexaSync Profile
- HexaSync có thể thực hiện tùy chỉnh (“Customize”) các yêu cầu nâng cao từ phía khách hàng
- Các tính năng nâng cao đều phải được đánh giá và có thể thu phí triển khai
- Một số tính năng nâng cao cần phải có sự kết hợp với đội ngũ Sapo hoặc Bravo để thực hiện nếu nằm ngoài phạm vi hoạt động của HexaSync
4.2 Các tính năng tùy chỉnh nâng cao
4.2.1 Đối với đồng bộ sản phẩm
- Đồng bộ sản phẩm theo lô, hạn sử dụng
- Đồng bộ sản phẩm Bundle, Combo, Matrix
- Đồng bộ hình ảnh sản phẩm
- Đồng bộ các trường thông tin mở rộng từ Bravo sang Sapo
- Cấu hình danh sách các sản phẩm không cho phép đồng bộ
4.2.2 Đối với đồng bộ giá sản phẩm
- Đơn giá mua cố định từ Bravo sang Sapo
- Đơn giá mua gần nhất từ Bravo sang Sapo
- Giá giảm theo chương trình khuyến mãi (voucher, coupon)
4.2.3 Đối với đồng bộ tồn kho
- Đồng bộ kho theo tỉ lệ sản phẩm
- Để đảm bảo kho luôn có hàng để bán offline
- Để đảm bảo tồn kho được ưu tiên cho kênh bán hiệu quả nhất.
- Đồng bộ kho theo quan hệ một – nhiều
- Ví dụ: Một kho Bravo cung cấp hàng cho nhiều cửa hàng trên Sapo
- Đồng bộ kho theo công thức đặc biệt khác
- Ví dụ: Tồn kho Sapo bằng tổng tồn kho của nhiều kho trên Bravo
- Đồng bộ tồn kho theo cấu hình tồn kho ảo
- Ví dụ: làm mới tồn kho số lượng 999+ theo định kỳ quy định sẵn
- Để đảm bảo luôn có hàng trong kho đáp ứng quy trình vận hành yêu cầu
4.2.4 Đối với đồng bộ đơn hàng
- Đồng bộ thêm các trường thông tin mở rộng trong Đơn hàng
- Đồng bộ thêm thông tin thuế suất (%VAT) và Giá thuế (VAT Amount) cho từng sản phẩm trong đơn hàng
- Đồng bộ mã vận đơn hoặc các thông tin mở rộng của đơn hàng từ Sàn TMĐT được đồng bộ về Sapo.
- Đồng bộ giá theo chương trình khuyến mãi (giảm theo sản phẩm, mua 1 tặng 1)
- Hủy đơn toàn phần
- Hủy đơn từng phần
4.2.5 Đối với đồng bộ khách hàng
- Đồng bộ thêm các trường thông tin khác ngoài Email, số điện thoại, Họ và tên
- Đồng bộ thông tin khách hàng dựa trên cả Email lẫn số điện thoại hoặc một trường đặc biệt (ví dụ: Account Number)
4.2.6 Xóa Dữ liệu
- Các tác vụ đặc biệt nhằm xóa các dữ liệu không còn hiệu lực trên các hệ thống theo yêu cầu của khách hàng
5. Các Metrics hỗ trợ theo dõi kiểm tra dữ liệu hai hệ thống
HexaSync hỗ trợ các công cụ cá nhân hóa giúp khách hàng nắm rõ tình hình dữ liệu trên 2 hệ thống đang áp dụng tích hợp thông qua phần mềm tích hợp dưới dạng dịch vụ HexaSync
- Truy cập Data trong HexaSync Profile của bạn để xem danh sách Metrics kiểm tra dữ liệu
- Màu đỏ (Unhealthy): Dữ liệu lỗi, không được đồng bộ cho tới khi xử lý.
5.1. Các báo cáo với dữ liệu Bravo
Các Metrics phổ biến bao gồm:
- Báo cáo sản phẩm quy đổi chưa khai báo giá
- Mã lô bị trùng
- Tồn kho âm
- Vật tư thay đổi quy cách quản lý (Sản phẩm thường sang sản phẩm lô)
- Tồn kho của sản phẩm lô nhưng không có mã lô
5.2. Các báo cáo với dữ liệu Sapo
Các Metric phổ biến bao gồm:
- Báo cáo đơn hàng chưa đồng bộ
- Đối chiếu tồn kho Sapo với Bravo
- Chi tiết đơn hàng không đồng bộ do không đủ tồn
Ngoài ra dựa theo dữ liệu thực tế và nhu cầu đối chiếu dữ liệu với mỗi khách hàng, HexaSync có thể cấu hình các báo cáo bổ sung.
6. Quy Trình Thiết Lập HexaSync Profile
Quy trình thiết lập tích hợp Bravo và Sapo bao gồm các bước sau:
Bước 1: Đăng ký tài khoản HexaSync
- Khách hàng đăng ký tạo mới tài khoản trên HexaSync
- Kích hoạt tài khoản và đăng nhập vào hệ thống
Bước 2: Cấp quyền kết nối
- Cấp phép để HexaSync kết nối tới Bravo
- Cấp phép để HexaSync kết nối tới Sapo
- Cung cấp API credentials và kiểm tra kết nối
Bước 3: Làm sạch và chuẩn bị dữ liệu
- Làm sạch dữ liệu dựa theo các đề xuất từ Bravo Sapo HexaSync Profile
- Đảm bảo SKU sản phẩm giống nhau giữa 2 hệ thống
- Thiết lập mapping kho, mapping khách hàng (nếu cần)
Bước 4: Kiểm tra thủ công
- Beehexa và khách hàng kiểm tra thủ công các luồng dữ liệu đã được thiết lập
- Kiểm tra từng task một: Sản phẩm → Giá → Tồn kho → Khách hàng → Đơn hàng
- Xác nhận dữ liệu đồng bộ chính xác
Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu
- Beehexa thực hiện các điều chỉnh nhỏ trên HexaSync Profile để đảm bảo tương thích nghiệp vụ
- Fine-tuning scheduler và error handling
Bước 6: Kích hoạt tự động
- Bật chế độ tự động của các tác vụ đồng bộ dữ liệu
- Monitoring và theo dõi hoạt động
7. Trò chuyện với đội ngũ HexaSync ngay bây giờ
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về giải pháp Tích hợp Bravo và Sapo thông qua HexaSync, hãy liên hệ với Beehexa ngay hôm nay để được tư vấn thêm.
- Địa chỉ: 71 Bùi Tá Hán, phường Bình Trưng, TP Hồ Chí Minh
- Email: sales@beehexa.com
- Hotline: 028 7779 6677