1. Mykingdom và khát vọng nâng tầm trải nghiệm khách hàng
Việt Tinh Anh (Mykingdom) là nhà phân phối đồ chơi trẻ em lớn nhất Việt Nam, vận hành hệ sinh thái đa thương hiệu với quy mô khổng lồ. Được thành lập và phát triển với tầm nhìn trở thành “vương quốc đồ chơi” hàng đầu tại Việt Nam, Việt Tinh Anh đã xây dựng được mạng lưới phân phối rộng khắp Việt Nam với hơn 200 cửa hàng trên toàn quốc, nhu cầu xử lý hàng nghìn đơn hàng trên hơn 10 kênh bán và gần 5 triệu thay đổi tồn kho mỗi ngày.
Trong bối cảnh công nghệ phát triển và thị trường bán lẻ không ngừng thay đổi, công ty Việt Tinh Anh, đơn vị sở hữu các chuỗi bán lẻ Mykingdom, Hobivers, Clever Collection, đã khẳng định vị thế tiên phong trong lĩnh vực đồ chơi giáo dục tại Việt Nam.
Với vai trò là đối tác chiến lược lâu năm của các thương hiệu hàng đầu thế giới như LEGO (Đan Mạch), Mattel (Mỹ), Spin Master (Canada), Siku (Đức) và nhiều thương hiệu quốc tế khác, Việt Tinh Anh không chỉ mang đến những sản phẩm chất lượng mà còn lan tỏa giá trị giáo dục và sáng tạo đến hàng triệu trẻ em Việt Nam.
Hành trình đi tìm lời giải cho bài toán Omni Channel
Nhận thấy tầm quan trọng của trải nghiệm mua sắm liền mạch trên mọi kênh, Mykingdom sớm nhận ra và triển khai chiến lược Omni Channel nhằm kết nối chặt chẽ trải nghiệm khách hàng giữa thế giới trực tuyến và hệ thống cửa hàng vật lý.
Gần hai thập kỷ đồng hành cùng các thương hiệu đồ chơi quốc tế, chiến lược này được coi là hướng đi tất yếu để đáp ứng kỳ vọng ngày càng cao từ khách hàng và tối ưu hóa vận hành kinh doanh.
1.1 Omni Channel – Chiến lược lõi trong hành trình chuyển đổi số
Omni Channel không chỉ là việc xuất hiện trên nhiều kênh bán hàng, mà là quá trình hợp nhất toàn bộ các điểm chạm – từ cửa hàng, website, ứng dụng di động, mạng xã hội đến các sàn thương mại điện tử – thành một hệ sinh thái thống nhất. Mục tiêu là mang lại cho khách hàng trải nghiệm liền mạch, nhất quán ở mọi nơi, dù họ mua hàng bằng hình thức nào.
Ý thức được điều đó, từ nhiều năm trước Mykingdom đã khởi động hành trình xây dựng nền tảng vận hành Omni Channel dựa trên hai nền tảng mã nguồn mở phổ biến:
- Magento – nền tảng thương mại điện tử mạnh mẽ, linh hoạt, nổi bật với khả năng tùy biến sâu và hệ sinh thái phong phú.
- Odoo – hệ thống ERP mã nguồn mở toàn diện, được Mykingdom sử dụng để quản lý quy trình đơn hàng, tồn kho và đóng vai trò phần mềm trung gian (middleware) đồng bộ dữ liệu giữa các kênh bán hàng.
1.1.1 Những giới hạn của kiến trúc mã nguồn mở
Mô hình này giúp Mykingdom nhanh chóng triển khai nền tảng Omni Channel, đáp ứng nhu cầu đồng bộ dữ liệu giữa online và offline. Tuy nhiên, khi quy mô vận hành và lưu lượng dữ liệu ngày càng tăng, Mykingdom nhận thấy rằng Magento và Odoo – hai nền tảng từng phù hợp trong giai đoạn khởi đầu – không còn đáp ứng được chính sách vận hành và định hướng mở rộng mới của doanh nghiệp.
1.1.2 Magento – Mạnh mẽ nhưng tốn kém
Magento được đánh giá cao về hiệu năng và khả năng mở rộng, nhưng đi kèm là chi phí duy trì lớn. Hệ thống này yêu cầu đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu để quản lý hạ tầng, bảo mật, tối ưu hiệu năng và xử lý các bản cập nhật định kỳ.
Bên cạnh đó, các tiện ích (extension) và chủ đề (theme) cao cấp đều có chi phí đáng kể, trong khi thời gian tùy chỉnh và kiểm thử kéo dài.
Đối với Mykingdom, chi phí vận hành tổng thể (TCO) của Magento – bao gồm hosting, bảo trì và nhân sự – trở thành yếu tố cần cân nhắc kỹ lưỡng trong hành trình tối ưu hóa hệ thống thương mại điện tử.
1.1.3 Odoo – Toàn diện nhưng không còn phù hợp với định hướng vận hành của Mykingdom
Là một hệ thống ERP mạnh mẽ, Odoo từng giúp Mykingdom quản trị hiệu quả trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, khi quy mô và nhu cầu tích hợp ngày càng mở rộng, nền tảng này đòi hỏi đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu để vận hành, tùy chỉnh và bảo trì – kéo theo chi phí nhân sự và thời gian phát triển tăng cao.
Chính vì vậy, Odoo không còn phù hợp với định hướng vận hành tinh gọn và linh hoạt mà Mykingdom hướng tới trong chiến lược chuyển đổi số hiện nay.
1.2 Quản trị thay đổi với Microsoft Dynamics AX 2012
Một yếu tố phức tạp khác trong hệ sinh thái công nghệ của Mykingdom là Microsoft Dynamics AX 2012, nền tảng ERP trung tâm quản lý hoạt động kinh doanh cho toàn bộ tổ chức và các thương hiệu trực thuộc.
Mọi thay đổi trong quy trình – từ cập nhật giá, quản lý tồn kho đến xử lý đơn hàng – đều cần được cấu hình và phê duyệt thông qua AX.
Mỗi yêu cầu thay đổi đòi hỏi quy trình nhiều bước, từ đề xuất, đánh giá khả thi, ước tính chi phí đến triển khai bởi đối tác ERP. Thời gian xử lý có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng tùy mức độ phức tạp.
Điều này đặt ra yêu cầu Mykingdom phải tối ưu khả năng tích hợp hệ thống mà không phụ thuộc quá nhiều vào thay đổi trong ERP, đồng thời vẫn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và tốc độ vận hành.
1.3 Bài toán nhân sự và chất lượng phát triển mã nguồn mở
Song song với thách thức kỹ thuật, Mykingdom còn phải đối diện bài toán nhân sự trong quá trình vận hành các nền tảng mã nguồn mở như Magento và Odoo.
Là doanh nghiệp bán lẻ, Mykingdom không hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, do đó việc xây dựng và duy trì đội ngũ kỹ thuật nội bộ có chuyên môn sâu luôn là thách thức lớn. Việc vận hành hệ thống mã nguồn mở đòi hỏi lập trình viên có năng lực cao, am hiểu kiến trúc phức tạp. Tuy nhiên, trong thực tế, việc tuyển dụng và giữ chân nhân sự cấp cao (Senior Developer) cho các công nghệ này không hề dễ dàng, bởi phạm vi công việc chỉ xoay quanh hệ thống nội bộ, ít tạo cơ hội phát triển chuyên môn dài hạn.
Bên cạnh đó, tính linh hoạt của mã nguồn mở nhanh chóng trở thành gánh nặng trong vận hành. Do tính chất mở và khả năng tùy biến cao của cả Magento và Odoo, một Junior Developer có thể dễ dàng tham gia dự án, nhưng điều này lại dẫn đến các khoản nợ kỹ thuật mà ngay cả một vài Senior Developer cũng khó lòng kiểm soát toàn bộ chất lượng hệ thống. Thêm vào đó, việc tìm kiếm một hoặc nhiều Senior Magento hoặc Odoo Developer đóng vai trò dẫn dắt dự án cũng tiêu tốn chi phí rất lớn.
Điều này khiến việc bảo trì, cập nhật và tối ưu hóa hệ thống gặp khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến độ ổn định và khả năng mở rộng của toàn bộ hạ tầng thương mại điện tử. Một trong những “nợ kỹ thuật” phổ biến nhất là bẫy mô hình tích hợp Point-to-Point – cách kết nối trực tiếp giữa các hệ thống riêng lẻ, dễ phát sinh lỗi và khó mở rộng.
Đây cũng chính là bài học quan trọng trong hành trình nâng cấp kiến trúc hệ thống mà Mykingdom sẽ chia sẻ ở phần tiếp theo.
1.4 Bẫy tích hợp Point to Point
Việc nắm trong tay đội ngũ lập trình viên nhiều kinh nghiệm, các quyết định về phát triển kiến trúc phần mềm trong doanh nghiệp dẫn đến mê cung kết nối “Point to Point” – phức tạp với chi phí bảo trì và vận hành rất lớn khi triển khai kết nối giữa hệ thống quản lý trung tâm ERP tới các kênh bán trên các sàn thương mại điện tử như Lazada, Shopee, TikTok Shop và các website trên nền tảng Magento. Những hạn chế có thể thấy rõ của mô hình Point to Point Integration mà Mykingdom đã gặp phải có thể kể đến gồm:
- Độ phức tạp tăng theo cấp số nhân – mỗi hệ thống trong mạng Point-to-Point có độ phức tạp riêng (C1, C2, C3…), gồm dữ liệu, API, logic nghiệp vụ và cách triển khai. Khi hai hệ thống tích hợp, độ phức tạp không cộng mà nhân chéo, tức mọi chức năng hay phần tử của từng hệ thống đều phải tương thích lẫn nhau. Thêm một hệ thống mới, độ phức tạp tổng thể lại nhân lên: C1 × C2 × C3. Càng nhiều hệ thống, mạng tích hợp càng “rối như mạng nhện”, khó bảo trì, dễ phát sinh lỗi và tốn rất nhiều nguồn lực.
- Khó khăn trong bảo trì và quản lý – Mỗi kết nối trong mô hình Point-to-Point thường được xây dựng bằng các công nghệ khác nhau, viết riêng biệt cho từng hệ thống. Điều này dẫn đến hậu quả là chi phí phát triển tăng cao, và việc bảo trì cùng xử lý lỗi trở nên vô cùng phức tạp: một thay đổi nhỏ ở hệ thống này có nguy cơ ảnh hưởng đến nhiều kết nối khác. Để khắc phục, đội ngũ lập trình viên, nhân viên kiểm thử và quản lý buộc phải thành thạo nhiều kỹ năng khác nhau, một điều kiện rất khó đạt được trong thực tế.
- Thiếu tính linh hoạt và tái sử dụng – vì mỗi kết nối được triển khai riêng, mã nguồn khó tái sử dụng và chuẩn hóa. Mỗi developer lại có cách triển khai khác nhau, khiến việc duy trì quy trình tích hợp trở nên phức tạp và không đồng nhất.
- Tight Coupling (phụ thuộc lẫn nhau) – các hệ thống bị ràng buộc chặt, khi hệ thống A phải biết chi tiết API, định dạng dữ liệu và logic của hệ thống B. Một thay đổi nhỏ ở hệ thống này có thể phá vỡ toàn bộ các kết nối liên quan, làm khó nâng cấp hoặc thay thế hệ thống mà không ảnh hưởng tới mạng tích hợp.
Sau một thời gian dài hoạt động với nhiều thách thức, Mykingdom đã tìm kiếm một giải pháp ổn định để đảm bảo công ty có nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Cuối cùng, Mykingdom đã tìm thấy câu trả lời ở phần mềm dưới dạng dịch vụ SaaS.
2 Dịch chuyển từ mã nguồn mở sang nền tảng hướng dịch vụ sang SaaS
Sau khi vận hành nhiều năm và nhận ra rằng Open Source không thể đáp ứng được nhu cầu phát triển, Mykingdom quyết định thực hiện một cuộc đại tu toàn diện – không chỉ thay đổi hệ thống riêng lẻ mà còn tái kiến trúc hoàn toàn triết lý sử dụng nền tảng công nghệ sang các nền tảng phần mềm dưới dạng dịch vụ – SaaS.
- Chuyển đổi nền tảng eCommerce từ Magento sang Shopify Plus – thay vì cố níu kéo một chiếc xế xịn nhưng không thể cầm lái, Mykingdom đã lựa chọn một nền tảng dễ sử dụng hơn, vẫn đáp ứng nhu cầu bán hàng đa kênh và tiết kiệm chi phí vận hành hơn.
- Thay thế Odoo – từ bỏ hoàn toàn middleware đắt đỏ nhưng chưa phù hợp, Mykingdom bắt đầu tìm kiếm một giải pháp tích hợp mới nhằm đáp ứng tầm nhìn Omni Channel của họ.
2.1 Thay thế Magento bằng Shopify Plus
Trong chiến lược tối ưu hạ tầng thương mại điện tử và hướng đến mô hình vận hành tinh gọn, Mykingdom đã lựa chọn chuyển đổi nền tảng website từ Magento sang Shopify Plus.
Shopify Plus đáp ứng tốt hơn định hướng kinh doanh và chính sách vận hành hiện tại của Mykingdom nhờ khả năng mở rộng linh hoạt, hạ tầng ổn định và cơ chế quản trị đơn giản. Việc chuyển đổi này giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí kỹ thuật, rút ngắn thời gian triển khai tính năng mới và tăng tốc độ phản ứng với nhu cầu của thị trường.
2.2 Thay Odoo Middleware Module bằng nền tảng iSaaS HexaSync
Mykingdom đối mặt với một thách thức đa chiều, đòi hỏi một đối tác không chỉ cung cấp công nghệ mà còn phải đóng vai trò kiến trúc sư để xây dựng lại toàn bộ các nhu cầu tích hợp các phần mềm. Những thách thức này bao gồm việc nắm bắt quy trình vận hành đặc thù của Mykingdom, vượt qua rào cản API từ hệ thống ERP cũ, và tái định hình kết nối giữa ERP, website thương mại điện tử và các sàn thương mại điện tử.
Sau quá trình khảo sát và đánh giá kỹ lưỡng, Mykingdom đã tin tưởng lựa chọn HexaSync Automation Engine – giải pháp do Beehexa phát triển – để đảm nhận vai trò then chốt này.
2.3 Sử dụng SaaS Middleware để thay thế tiếp cận Point-to-Point
Với vai trò là một iSaaS (Integration Software as as Service), HexaSync đã làm thay đổi hoàn toàn kiến trúc tích hợp của MS Dynamics AX 2012 với các hệ thống khác của Mykingdom theo thiết kế đơn giản hơn và đồng nhất hơn.
Theo mô hình tích hợp mới, Shopify Plus trở thành dữ liệu nguồn duy nhất của hệ thống cửa hàng trên 4 sàn thương mại điện tử; và dữ liệu nguồn duy nhất của Shopify là MS Dynamics AX 2012. Tất cả đều được kết nối thông qua hệ thống trung gian là HexaSync, đảm bảo việc tập trung dữ liệu, giảm độ phức tạp và cả số lượng kết nối cần xây dựng trong hệ sinh thái của Mykingdom.
Với sơ đồ như trên, có thể nhìn thấy HexaSync đã trở thành xương sống của hệ thống đa kênh Mykingdom như thế nào khi trở thành điểm trung gian duy trì kết nối từ ERP đến các sàn thương mại điện tử.
Để đảm bảo tích hợp từ ERP đến website và các sàn thương mại điện tử, Mykingdom đã triển khai tổng cộng 14 HexaSync Profiles – mỗi profile phục vụ một luồng đồng bộ riêng biệt.
- Kết nối ERP và Shopify Mykingdom
- Shopify Mykingdom trở thành main hub nhận dữ liệu nguồn từ ERP, và cũng là kênh duy nhất phân phối dữ liệu đi tất cả các sàn, điều này vừa giảm độ phức tạp khi kết nối với ERP và đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu.
- Kết nối Shopify Mykingdom và các Shopify vệ tinh
- Bản thân Shopify Mykingdom cũng trở thành một nguồn dữ liệu của các trang web khác cùng hệ thống như Clever Collection, Outlet, Hobiverse và các website bán hàng nội bộ.
- Từ dữ liệu nguồn ở Shopify Mykingdom, tuỳ theo yêu cầu của các sub-brand mà dữ liệu từ Shopify sẽ được HexaSync điều chỉnh để phân phối đến đúng kênh.
- Ngược lại, dữ liệu từ các kênh vệ tinh đồng bộ trở về Shopify Mykingdom cũng sẽ được chuẩn hoá để đảm bảo tính đồng nhất trước khi đẩy về hệ thống chủ là ERP.
- Kết nối Shopify Mykingdom và hệ thống sàn thương mại điện tử
- Shopify Mykingdom ngoài việc kết nối tới các Website cùng hệ thống còn kết nối với các cửa hàng online trên các sàn TMĐT như Shopee, TikTok, Lazada và Tiki.
3 Kết quả đạt được
3.1 Trải nghiệm đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực
Với sự phân bổ và hệ thống đường đi tích hợp rõ ràng, ngoài những kết quả có thể đánh giá được bằng con số, việc thay đổi kiến trúc tích hợp với HexaSync cũng đã giải quyết được những thách thức mà trước đó Mykingdom đang phải đối mặt như:
- Xử lý đồng bộ tự động theo thời gian thực trung bình hàng ngày gần 5 triệu thay đổi tồn kho trên hệ thống gần 200 cửa hàng và hơn 10 kênh bán Online tại website, sàn thương mại điện tử.
- Đảm bảo đồng bộ theo thời gian thực nhưng không gây ra hiện tượng thắt cổ chai ở ERP.
- Giảm 50% thời gian hỗ trợ vận hành của đội ngũ nhân sự công nghệ nội bộ của Mykingdom đối với các kênh bán thương mại điện tử.
- Đáp ứng quy tắc tồn kho đặc biệt cho những sản phẩm cụ thể.
- Giảm tải cho hệ thống ERP với Shopify, thông qua sự điều tiết của HexaSync Task để san sẻ bớt gánh nặng của việc gọi trả dữ liệu đến hệ thống website vệ tinh và các sàn, từ đó giảm downtime và tăng tốc độ đồng bộ giữa các hệ thống.
Tuy nhiên, tốc độ đồng bộ của hệ thống không phải là ưu tiên quan trọng nhất của HexaSync mà chất lượng và sự ổn định mới là yếu tố quan trọng nhất. Mọi thiết lập về thời gian đồng bộ, tốc độ tải dữ liệu khi go live một dự án đều đã được đội kỹ thuật của HexaSync thiết lập dựa trên khả năng chịu tải của hệ thống khách hàng cùng với thứ tự ưu tiên đồng bộ của các loại dữ liệu khác nhau, đảm bảo cho dự án được go live ở trạng thái ổn định nhất với tốc độ nhanh nhất.
3.2 Tối ưu chi phí, nguồn lực và tăng hiệu quả
- Tối ưu tổng chi phí vận hành
- Giảm thiểu thời gian xử lý sự cố
- Tối ưu nguồn lực vận hành cho kênh thương mại điện tử
4 Yếu tố thành công
4.1 Khả năng mở rộng vô hạn của HexaSync
- HexaSync Automation Engine với vai trò của một middleware, có khả năng tích hợp mạnh mẽ và sự linh hoạt cực kỳ tốt để xử lý lượng dữ liệu lớn, dễ dàng mở rộng kết nối giữa nhiều nền tảng.
- HexaSync cũng được thiết kế để đáp ứng những nhu cầu “chưa được biết tới”, trao quyền tự do cho Mykingdom thoải mái thực hiện thiết kế các nhu cầu tự động hóa nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
4.2 Sự quản lý dự án chặt chẽ và phối hợp nhịp nhàng giữa Mykingdom – Beehexa và MeowCart
4.2.1 Sự tin tưởng từ MeowCart đối với Beehexa
MeowCart, với kinh nghiệm dày dặn trong việc triển khai, thiết kế các website thương mại điện tử trên nền tảng Shopify Plus, đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng Beehexa trong suốt quá trình thiết kế các tác vụ đồng bộ dữ liệu liên quan tới Shopify Plus hay JoyApp.
4.2.2 Agile và Scrum
Kinh nghiệm vận hành dự án theo phương pháp Agile và Scrum framework nhiều năm của Beehexa đã cho phép triển khai dự án theo cách bắt đầu từ những gì đã biết, đồng thời làm rõ dần các yêu cầu nghiệp vụ trong quá trình thực hiện. Các tính năng có giá trị cao nhất đối với Mykingdom được ưu tiên phát triển, trong khi kế hoạch triển khai linh hoạt được điều chỉnh dựa trên tiến độ thực tế. Nhờ phương pháp tiếp cận này, dự án Mykingdom đã thành công trong việc thay đổi mô hình tích hợp và tự động hóa quy trình vận hành.
4.3 Cam kết chuyển đổi và sự xuất sắc từ quản lý dự án của Mykingdom
Sau hơn tám tháng triển khai trên nền tảng HexaSync, MyKingdom đã hoàn thiện hệ thống tích hợp trên hơn 10 kênh bán hàng, kết nối liền mạch giữa ERP, Shopify Plus và các sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki.
Đại diện đội quản lý dự án MyKingdom đánh giá:
“Đội ngũ Beehexa luôn thể hiện tinh thần chuyên nghiệp, tận tâm và linh hoạt. Các bạn chưa bao giờ nói không với bất kỳ yêu cầu nào, luôn chủ động tìm giải pháp để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định trong suốt quá trình chuyển đổi.”
Sự phối hợp giữa đội quản lý dự án MyKingdom và đội kỹ thuật Beehexa là yếu tố then chốt giúp dự án thành công. Hai bên đã phối hợp hiệu quả, minh bạch trong trao đổi, rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu rủi ro trong triển khai các tác vụ phức tạp.
Giai đoạn đầu tiên của dự án tích hợp đã hoàn tất thành công, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về vận hành và chất lượng, đồng thời thể hiện tinh thần hợp tác chặt chẽ, tận tâm và thấu hiểu lẫn nhau – nền tảng cho những bước tiến tiếp theo trong hành trình chuyển đổi số của MyKingdom.
5 Kết Luận
Mykingdom là một minh chứng cho thành công trong dịch chuyển tư duy sử dụng công nghệ từ Open Source (mã nguồn mở) sang nền tảng hướng dịch vụ SaaS và bắt đầu gặt hái thành công trong quá trình đi tìm lời giải cho bài toán Omni Channel dựa trên công nghệ lõi như Shopify Plus và HexaSync.
Bài toán của bạn là gì? Liên hệ Beehexa qua hello@beehexa.com để tìm kiếm cơ hội cho doanh nghiệp của mình với giải pháp phù hợp cùng HexaSync Automation Engine ngay hôm nay!