Bối cảnh: Thách thức của Nhà Sách Sao Mai trong kỷ nguyên bán hàng đa kênh
Nhà Sách Sao Mai là một nhà bán lẻ văn phòng phẩm quen thuộc tại TP.HCM, hoạt động trên đa dạng các kênh từ cửa hàng vật lý, website, Facebook cho tới các sàn TMĐT. Là một khách hàng lâu năm của Sapo, Sao Mai đang sử dụng Sapo Omni để quản lý bán hàng đa kênh và MISA Amis cho việc quản lý tổng thể doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hai hệ thống này lại hoạt động độc lập, tạo ra một “điểm nghẽn” lớn trong vận hành:
Nhập liệu thủ công tốn kém nhân lực
- Đơn hàng từ Sapo Omni không tự động cập nhật vào MISA Amis
- Nhân viên phải nhập tay từng đơn hàng, tiêu tốn 2-3 giờ mỗi ngày
- Tồn kho không chính xác do dữ liệu không đồng nhất
Quản lý sản phẩm phức tạp
- Mã sản phẩm (SKU) không chuẩn hóa giữa các hệ thống
- Thông tin sản phẩm không nhất quán trên các kênh
- Khó khăn trong việc kiểm kê định kỳ
Quy trình báo cáo thiếu hiệu quả
- Báo cáo tổng hợp mất 4-5 giờ mỗi tuần
- Chứng từ xử lý thủ công, dễ sai sót
- Kiểm kê mất cả ngày để hoàn thành
Chị Diễm, kế toán của Nhà Sách Sao Mai chia sẻ: “Tụi tôi làm tay gần như hết, mệt mà dễ sai lắm! Có những ngày phải tăng ca để hoàn thành cho kịp.”
Vai trò của Sapo Enterprise: Từ nhà cung cấp phần mềm đến đối tác tư vấn chiến lược
Với sự am hiểu sâu sắc quy trình vận hành của Sao Mai có được qua nhiều năm hợp tác, Sapo Enterprise nhận thấy khách hàng cần một giải pháp tích hợp toàn diện.
- Phân tích bài toán: Sapo Enterprise chủ động đánh giá quy trình, xác định các điểm nghẽn trong việc lưu chuyển dữ liệu.
- Tư vấn giải pháp & tìm kiếm đối tác: Dựa trên kinh nghiệm và sự am hiểu thị trường, Sapo đã tiến hành tìm kiếm, đánh giá và đề xuất HexaSync của Beehexa là giải pháp tích hợp phù hợp và hiệu quả nhất để giải quyết bài toán của khách hàng.
- Đồng hành triển khai: Sapo Enterprise đã phối hợp chặt chẽ với Beehexa trong suốt dự án. Đội ngũ Sapo Enterprise đã tham gia các buổi họp trao đổi, cùng đối tác lên phương án giải quyết và tư vấn nghiệp vụ, nhằm đảm bảo giải pháp được triển khai thành công và phù hợp nhất với đặc thù của Sao Mai.
Giải pháp: Tự động hóa toàn diện với nền tảng HexaSync
Được sự tư vấn từ Sapo Enterprise, Nhà Sách Sao Mai đã triển khai HexaSync để tự động hóa luồng dữ liệu giữa Sapo Omni và MISA Amis.
Về HexaSync Automation Engine
HexaSync Automation Engine là nền tảng iPaaS (Integration Platform as a Service) hàng đầu tại Việt Nam được phát triển bởi Beehexa, hỗ trợ tích hợp hơn 99 connector với các hệ thống phổ biến, có khả năng đồng bộ dữ liệu thời gian thực với giao diện quản lý trực quan, giúp khách hàng tự động hoá các quy trình vận hành thủ công, tối ưu chi phí quản lý và vận hành doanh nghiệp.
Tính năng tích hợp triển khai
Đồng bộ đơn hàng tự động
- Tự động chuyển đơn hàng từ Sapo sang MISA theo thời gian thực
- Mapping tự động các trường dữ liệu
- Đảm bảo không bỏ sót hay trùng lặp
Quản lý tồn kho thống nhất
- Cập nhật tồn kho chính xác giữa tất cả kênh
- Cảnh báo tự động khi tồn kho thấp
- Tránh bán thiếu/quá hàng
Chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm
- Đồng bộ thông tin sản phẩm và chuẩn hóa mã SKU
- Đảm bảo tính nhất quán trên tất cả hệ thống
- Tự động mapping sản phẩm
Hỗ trợ báo cáo tự động
- Ghi nhận lịch sử đồng bộ, thay đổi đơn hàng
- Giảm thiểu sai sót trong tạo báo cáo
- Tiết kiệm thời gian nhập liệu, kiểm tra thủ công
Kết quả vượt trội: Những con số “biết nói”
Sau khi giải pháp đi vào hoạt động, hiệu quả được ghi nhận gần như ngay lập tức, thể hiện qua các số liệu ấn tượng:
| Tiêu chí | Trước tích hợp | Sau tích hợp | Cải thiện |
| Xử lý đơn hàng | Nhập tay 2-3h/ngày | Tự động, kiểm tra 15 phút | Tiết kiệm 90% thời gian |
| Quản lý tồn kho | Kiểm tra thủ công, độ chính xác 70% | Cập nhật real-time, độ chính xác 99% | Tăng 29% độ chính xác |
| Tạo báo cáo | Thủ công 4-5h/tuần | Tự động, 30 phút kiểm tra/tuần | Tiết kiệm 80% thời gian |
| Kiểm kê hàng hóa | Mất cả ngày, nhiều sai sót | Hoàn thành 2-3h, chính xác cao | Tiết kiệm 70% thời gian |
| Chuẩn hóa dữ liệu | Không thống nhất | 100% thống nhất trên mọi kênh | Đạt 100% nhất quán |
| Chi phí vận hành | Cần 3 nhân sự full time | Chỉ cần 1 nhân sự giám sát | Giảm 60% nhân lực |
“Sau khi đồng bộ bằng HexaSync, mọi thứ chạy trơn tru hơn rất nhiều. Không còn cảnh nhân viên phải gõ tay từng đơn hàng. Toàn đội vận hành tiết kiệm được cả ngày làm việc mỗi tuần!,” chị Diễm, đại diện Nhà Sách Sao Mai vui mừng chia sẻ.
Yếu tố tạo nên thành công
Thành quả này là kết quả của sự hợp tác chặt chẽ giữa ba bên:
- Nhà Sách Sao Mai: Chủ động thay đổi và tích cực hợp tác.
- Sapo Enterprise: Đóng vai trò tư vấn giải pháp, tìm kiếm & tư vấn đối tác đồng thời quản lý chung đảm bảo vai trò của từng bên triển khai cho khách hàng.
- Beehexa: Cung cấp công nghệ tích hợp mạnh mẽ và hỗ trợ kỹ thuật tận tâm.
Kết luận
Case study của Nhà Sách Sao Mai là minh chứng rõ nét cho thấy, sự thiếu đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm không đơn thuần là vấn đề kỹ thuật, mà là một rào cản trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh. Bằng việc giải quyết dứt điểm bài toán này thông qua tích hợp, Sao Mai không chỉ tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành mà còn tạo ra một nền tảng dữ liệu nhất quán, sẵn sàng cho mọi bước tăng trưởng trong tương lai.